الوصف الوظيفي : منسق المشتريات 

منسق المشتريات هو المسؤول عن دعم عمليات الشراء والتنسيق بين مختلف الإدارات/المشاريع والموردين لضمان تلبية احتياجات جميع المشاريع  بكفاءة. يتضمن الوصف الوظيفي لمنسق المشتريات ما يلي:

1- معالجة أوامر الشراء:

    استلام طلبات الشراء من الأقسام المختلفة. - إعداد أوامر الشراء وتقديمها إلى الموردين. - متابعة حالة أوامر الشراء والتأكد من استلامها في الوقت المحدد.

2- التواصل مع الموردين:

    الاتصال بالموردين للحصول على عروض الأسعار والمقارنات. - التفاوض على الأسعار والشروط الأخرى. - الحفاظ على قاعدة بيانات محدثة للموردين.

3- التنسيق الداخلي:

    العمل مع الأقسام/المشاريع  المختلفة لتحديد احتياجاتها من السلع والخدمات و  ضمان توافق طلبات الشراء مع الميزانية المعتمدة.

4- متابعة الشحنات والتسليمات: 

   تتبع الشحنات والتأكد من وصولها في الوقت المحدد. - معالجة المشاكل المتعلقة بالتسليمات مثل التأخيرات أو الأضرار.

5- إدارة الوثائق والسجلات:

   الحفاظ على سجلات دقيقة لأوامر الشراء والفواتير والعقود. - تحديث قاعدة البيانات وإعداد التقارير اللازمة.

6- دعم العمليات اليومية:

  تقديم الدعم الإداري لفريق المشتريات. - المساعدة في إعداد وتحليل التقارير المتعلقة بالمشتريات.

7- الامتثال والإجراءات:

- التأكد من الامتثال لسياسات وإجراءات المشتريات الداخلية. - متابعة التغييرات في القوانين واللوائح المتعلقة بالمشتريات.

8- التحسين المستمر:

اقتراح تحسينات على عمليات الشراء والإجراءات الداخلية. - المساهمة في تحقيق الأهداف الكمية والنوعية لقسم المشتريات.يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية عالية، وقدرة على التواصل الفعّال، ومهارات تفاوضية، ومعرفة جيدة بعمليات وإجراءات الشراء. بالإضافة إلى القدرة على التعامل مع التفاصيل الدقيقة وإدارة الوقت بشكل فعال.