مساعد اداري- قسم المالية
المنشأة : مجموعة بن شيهون
المؤهل التعليمى : بكالوريوس
التخصص : إدارة أعمال
سنوات الخبرة : 6 شهور سنوات
مقر العمل : جدة
الحى : النزلة الشرقية
اخر تحديث : منذ شهر
ساعات العمل : 8ساعات
الوظائف الشاغرة : 1
الراتب : الراتب بعد المقابلة الشخصية
عدد المتقدمين : 72
تم مشاهدتها : 389
مهام الوظيفة

·       مساعدة المساعد التنفيذي لمجلس الإدارة في المهام والأنشطة اليومية. متابعة المهام والأنشطة المعلقة وتقييم المساعد التنفيذي لمجلس الإدارة بشأن التقدم.

·       المتابعة مع الإدارات المعنية ورؤساء الأقسام فيما يتعلق بنقاط العمل وقرارات الاجتماع.

·       تدوين نقاط العمل من قرارات الاجتماع. تسجيل مواعيد الاجتماع حسب التعليمات الصادرة عن السلطة المبلغة.

·       التنسيق مع الإدارات الأخرى ومتابعة المهمة أو أي بيانات أخرى مطلوبة من الإدارات المعنية.

·       حجز موعد وجدولة اجتماعات المساعد التنفيذي لمجلس الإدارة.

·       تسجيل محضر الاجتماع والتنسيق مع المعنيين بشأن المهام ونقاط العمل المطلوبة.

·       العمل كنقطة اتصال للمساعد التنفيذي لمجلس الإدارة. تنظيم مهام وأنشطة المساعد التنفيذي لمجلس الإدارة وإعداد قائمة المهام حسب الأولوية.

·       مساعدة مكتب مجلس الإدارة في إدارة المهام الروتينية بما في ذلك التخطيط الاستراتيجي.

·       متابعة وتحديث سير مهام مكتب مجلس الإدارة. و تحديث برنامج Click Up (أو أي برنامج آخر يتم استخدامه من وقت لآخر).

·       إعداد وتحديث تقارير موجزة عن سير العمل والمهام المعلقة لمكتب مجلس الإدارة إلى المساعد التنفيذي لمجلس الإدارة.

·       ترتيب وإجراء جميع الفعاليات والبرامج الخاصة بالمكتب لمجلس الإدارة.

·       • إعداد التقارير والبيانات كما هو مطلوب من قبل المكتب لمجلس الإدارة.

·       تنفيذ أي مهام أخرى حسب توجيهات المساعد التنفيذي لمجلس الإدارة.

·       ترتيب وتسهيل اجتماعات مجلس الإدارة ، والتي تشمل البحث عن موافقة أعضاء مجلس الإدارة وتأكيده ، وإعداد حزم المجلس ، وإعداد جدول الأعمال واعتماده ، وترتيب التقارير المالية وتقارير اللجان ، ومراجعة ومتابعة محاضر المجلس ، وترتيب الاقتراع و التصويت والتواصل مع أصحاب المصلحة.

·       التواصل مع أعضاء مجلس الإدارة وتأكيد التعيينات والترتيبات اللوجستية اللازمة بتوجيه من المساعد التنفيذي لمجلس الإدارة.

·       إعداد جدول أعمال مجلس الإدارة لمساعدة وإسداء المشورة للمساعد التنفيذي لمجلس الإدارة. مراجعة وتحديث محاضر مجلس الإدارة السابقة وجميع الأعمال غير المكتملة إلى المساعد التنفيذي لمجلس الإدارة قبل الانتهاء من جدول الأعمال.

·       القيام بعمل بإعداد حزم وفقًا لجدول الأعمال. طلب التقارير والعروض اللازمة من رئيس الأقسام المعنية. و القيام بوضع اللمسات الأخيرة على حزم التنفيذيين وتواصل مع أعضاء مجلس الإدارة مقدمًا.

·       دعوة المساهمين إلى اجتماعات مجلس الإدارة.

·       ترتيب اجتماع مجلس الإدارة مع الترتيبات اللوجستية اللازمة. تسهيل الاجتماع في إجراء التجمعات والتصويت ، إذا لزم الأمر.

·       إبلاغ محضر الاجتماع المعتمد مع أعضاء مجلس الإدارة والمساهمين.

المتابعة مع رؤساء الأقسام في محضر اجتماع مجلس الإدارة بتوجيه من المساعد التنفيذي لمجلس الإدارة.

المميزات
شروط الوظيفة
نبذة عن المنشآة
شركة مجموعة بن شيهون تأسست مجموعة بن شيهون قبل اكثر من 65 عاما ومقرها في المملكة العربية السعودية. توفر مجموعة بن شيهون مجموعة واسعة ومتنوعة من المنتجات والخدمات من خلال قطاعات الأعمال الأساسية لدينا – العقارات والبناء والادوات المنزلية ومواد التشحيم، والإطارات، والمعدات، والمنتجات الصناعية، وغيرها الكثير. تنمو مجموعة بن شيهون باستمرار مع مرور الوقت لتصبح واحده من أكبر الشركات المملوكة للقطاع الخاص في المملكة العربية السعودية. شاكرين ومقدرين تعاونكم مع خالص التحيات،